Toàn cảnh cần biết về Thủ tục Xuất cảnh

Xuất cảnh đánh dấu ngày bạn rời xa quê hương để đặt chân tới miền đất mới, chính thức bước vào giai đoạn học tập, làm việc ở nước ngoài sau quá trình chuẩn bị kỹ lưỡng về tài chính, kiến thức, thủ tục. Để việc xuất cảnh của bạn diễn ra thuận lợi, hãy cùng Vilaco điểm lại những điều cần chuẩn bị trước ngày bay!

Chuẩn bị sức khỏe và kiến thức

Quá trình chuẩn bị cho ngày xuất cảnh bắt đầu từ khi bạn nhận tin visa chính thức được phê duyệt, trong đó yếu tố sức khỏe thể chất đòi hỏi sự lưu tâm nhất định về thời gian và công sức. Hãy cân đối giữa học tập và rèn luyện thể lực kết hợp nghỉ ngơi, chú ý bồi bổ, tĩnh dưỡng để có nền tảng sức khỏe thể chất và tinh thất tốt nhất trước ngày ra sân bay, sẵn sàng cho quá trình học tập và làm việc sau đó.

Về tinh thần, bạn có thể trải qua nhiều cung bậc cảm xúc khác nhau từ khi nhận tin thông báo được cấp visa thành công tới ngày làm thủ tục xuất cảnh. Đây là bước ngoặt quan trọng trong cuộc sống khi bạn rời xa gia đình, bạn bè và nơi chốn quen thuộc để bước vào một môi trường hoàn toàn mới.

Trong khi một số bạn háo hức, mong đợi tới ngày được trải nghiệm phong tục, lối sống của dân tộc, quốc gia khác, một số bạn khác có thể thấy căng thẳng khi đọc các tin tức về phân biệt chủng tộc, “shock” vì những khác biệt trong văn hóa giao tiếp, ứng xử.

Áp lực tài chính và áp lực kỳ vọng cũng là hiện tượng phổ biến. Nhiều người vay mượn để chi trả chi phí xuất cảnh, dẫn đến nỗi lo phải kiếm tiền để trả nợ hoặc chu cấp, hỗ trợ gia đình.

Tất cả những trạng thái cảm xúc của bạn đều đáng được tôn trọng; mọi niềm vui hay nỗi lo đều chính đáng. Vilaco có chuyên gia tư vấn để hỗ trợ các bạn tìm hiểu văn hóa, pháp luật, lối sống…của quốc gia bạn sẽ xuất cảnh và cảm thấy tự tin hơn. Đừng ngại liên hệ hotline chuyên gia tư vấn của Vilaco – 0328565656 để khi bạn có những băn khoăn cần giải đáp,

Trước ngày xuất cảnh, hãy dành thời gian kết nối với những người Việt Nam đang làm việc tại quốc gia đó để tham khảo, kiểm chứng và chọn lọc thông tin qua nhiều nguồn. Với  tinh thần đi để học hỏi, để trưởng thành, những hiểu biết ban đầu về văn hóa, đời sống thực tế của nơi bạn đến sẽ giúp bạn có tâm thế sẵn sàng với mọi tình huống.

Chuẩn bị giấy tờ và đảm bảo thông tin liên lạc

Các giấy tờ liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh cần được chuẩn bị càng sớm càng tốt trước khi xuất cảnh. Các bạn cần có danh mục giấy tờ, hồ sơ cần thiết cho quá trình xuất nhập cảnh và thường xuyên rà soát, kiểm tra, đối chiếu thông tin để kịp thời sửa chữa, bổ sung nếu có bất kỳ sai sót, rủi ro nào xảy ra. Toàn bộ giấy tờ, hồ sơ đã hoàn thiện cần được bảo quản cẩn thận, tránh hư hại, thất lạc.

Theo điều 33. Chương V – Luật Xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam, 2019 – Công dân Việt Nam được xuất cảnh khi có giấy tờ xuất nhập cảnh còn nguyên vẹn, còn thời hạn sử dụng; đối với hộ chiếu phải còn hạn sử dụng từ đủ 6 tháng trở lên; có visa (thị thực) hoặc giấy tờ xác nhận, chứng minh được nước đến cho nhập cảnh, trừ trường hợp được miễn thị thực.

Ở thời điểm này, nếu bạn phát hiện bị mất, hư hỏng hộ chiếu hoặc visa: cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền để được hỗ trợ cấp lại.

Các giấy tờ liên quan đến thủ tục xuất nhập cảnh cần được chuẩn bị càng sớm càng tốt trước khi xuất cảnh – Ảnh: Vilaco

Ngoài các giấy tờ bắt buộc cần có để làm thủ tục xuất cảnh như quy định nêu trên, bạn cần rà soát các loại giấy tờ khác như:

• Giấy tờ cá nhân: Căn cước công dân gắn chip, giấy khai sinh, hộ khẩu, hộ chiếu (bản sao), hợp đồng lao động, thư mời nhập học. Với mỗi loại giấy tờ này, bạn nên mang theo bản sao đã được dịch thuật còn thời hạn (tiếng Anh và ngôn ngữ sở tại) có công chứng để dự phòng cho trường hợp cần thiết.

• Giấy Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) hoặc Thẻ Bảo hiểm y tế quốc tế, bảo hiểm lao động, bằng lái xe quốc tế: Mang theo nếu có, hoặc nếu công việc yêu cầu.

• Bạn nên chuẩn bị sẵn ảnh thẻ dự phòng với các kích thước khác nhau: ảnh 2x3cm, ảnh 3x4cm và ảnh 4x6cm; số lượng ít nhất 20 ảnh/kích thước. Để ảnh thẻ hợp lệ và sử dụng được ở nước ngoài, bạn nhớ chụp ảnh theo tiêu chuẩn ảnh hộ chiếu: mặc áo màu trắng, có cổ, để lộ trán và 2 lỗ tai, vén tóc gọn gàng sang 2 bên, kһông đео kínһ màu, gọng kínһ kһông quá ԁàу.

Việc chụp ảnh thẻ ở nước ngoài đôi khi khá bất tiện và tốn kém, đặc biệt trong thời điểm bạn mới nhập cảnh. Do đó, ảnh thẻ được chụp, in sẵn ở Việt Nam sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí trong giai đoạn này.

Ngoài ra, bạn nên sao lưu (copy) căn cước công dân, giấy khai sinh, hộ chiếu, visa, vé máy bay, thư mời nhập học, hợp đồng lao động, bảo hiểm y tế… sang dạng ảnh (JPG) hoặc file PDF… Lưu tất cả các tài liệu này vào điện thoại và vào một nền tảng lưu trữ trực tuyến như Dropbox, Google Drive…

Bạn có thể sử dụng các bản sao này để tra cứu thông tin, điền các loại biểu mẫu mà không cần lấy bản gốc ra khỏi túi xách. Trong trường hợp bạn bị thất lạc bản cứng (vé máy bay, thư mời nhập học…), bản mềm được gửi qua thư điện tử vẫn còn giá trị sử dụng.

Nếu bạn xuất cảnh đi Nhật Bản, hãy kiểm tra kỹ thông tên trên các loại giấy tờ như:

• Visa Nhật Bản: Đúng loại visa (du học, lao động), còn hạn, và khớp thông tin.

• Giấy chứng nhận đủ tư cách lưu trú (COE): Đối với lao động hoặc du học sinh, đây là giấy tờ cần thiết khi nhập cảnh vào Nhật.

• Vé máy bay: Kiểm tra kỹ ngày, giờ bay, và sân bay đi từ Việt Nam và sân bay đến tại Nhật (ví dụ: Narita, Haneda, Kansai, v.v.).

• Tờ khai nhập cảnh: bạn có thể tìm hiểu và thực hiện khai báo điện tử thông qua website Visit Japan Web vì đây là thao tác đòi hỏi nhiều thời gian. Website này hiển thị với 02 ngôn ngữ: Tiếng Anh, tiếng Nhật; không hỗ trợ tiếng Việt và có tới khoảng 40 trường thông tin cần điền.

Lưu ý: Khi khai báo xong, bạn nhớ chụp màn hình có mã QR code của từng mục khai báo để xuất trình khi nhập cảnh!

Mã QR khi về thông tin kiểm định nhập cảnh (hình bên trái) và mã QR khi về thông tin khai báo hải quan (hình bên phải) – Ảnh: Trường ngoại ngữ Tokyo Oji

Trước ngày xuất cảnh, các bạn học viên của Vilaco  sẽ được cán bộ của Vilaco hướng dẫn kỹ lưỡng cách điền các giấy tờ liên quan khi nhập cảnh (tờ khai hải quan, tờ khai nhập cảnh,..). theo mẫu đang được sử dụng tại nước sở tại để học viên có thể nhập cảnh thuận lợi.

Nếu bạn xuất cảnh đi Đức, hãy lưu ý:

• Người nhập cảnh vào Đức theo diện du học cần mang theo thư mời nhập học, giấy xác nhận đã đóng học phí (nếu có), bảng điểm, bằng cấp được công chứng và dịch thuật sang tiếng Đức; giấy xác nhận mở tài khoản phong tỏa (Blocked Account) để chứng minh tài chính, bảo hiểm sinh viên tại Đức (bắt buộc)

• Người nhập cảnh vào Đức theo diện lao động cần mang hợp đồng lao động, giấy phép lao động, thư mời làm việc từ công ty tại Đức.

Lưu ý về hành lý khi xuất cảnh

Bạn cần tìm hiểu kỹ về quy định của hãng hàng không mà bạn sẽ bay, cũng như quy định của quốc gia bạn sẽ tới để việc xuất/nhập cảnh được nhanh gọn và tránh những sự cố đáng tiếc, thậm chí bị từ chối nhập cảnh.

Về hành lý xách tay, hầu hết các hãng hàng không có quy định kích thước không vượt 56x36x23cm và trọng lượng tối đa 7kg. Với kích thước và trọng lượng hành lý như vậy, bạn nên ưu tiên mang theo bản sao giấy tờ quan trọng, các loại thuốc cơ bản (thuốc không kê đơn), pin, sạc điện thoại và vài bộ quần áo phù hợp với thời tiết nước đến. Nếu bạn mang theo máy tích xách tay, hãy cân nhắc lựa chọn mẫu máy tính nhỏ gọn với trọng lượng khoảng 1.5-2kg.

Về hành lý ký gửi, hãy kiểm tra vé máy bay để biết chắc chắn hạng vé của bạn được phép mang theo bao nhiêu hàng hóa. Thông thường, bạn sẽ được mang theo 20 – 30kg tùy theo hãng bay và hạng vé. Trong hành lý không được chứa chất cháy nổ, bình xịt, dao kéo, pin lithium, pin sạc dự phòng; chất lỏng (thuốc, mỹ phẩm) chứa không quá 100ml/chai (lọ) và phải được đóng kín. Mỗi hành khách mang tối đa không quá 01 lít chất lỏng, bình xịt, gel.

Đặc biệt lưu ý khi bạn xuất cảnh tới các nước EU, Nhật Bản, Úc là những nước có quy định về hàng hóa mang theo khi nhập cảnh hết sức khắt khe. Bạn có thể tham khảo thông tin chi tiết trong Phụ lục 2: Quy định về hàng hóa được mang theo khi nhập cảnh Nhật Bản, Đức.

Phụ lục 2: Quy định về hàng hóa được mang theo khi nhập cảnh Nhật Bản, Đức.

Với Nhật Bản, hàng hóa, đồ dùng, dược mỹ phẩm mang theo khi nhập cảnh được quy định chặt chẽ và số lượng:

Loại hàng hóa	Quy định	Ghi chú
Thuốc kê đơn	Bị hạn chế	Phải có đơn thuốc và giấy chứng nhận từ bác sĩ; số lượng không quá 1 tháng sử dụng
Thuốc không kê đơn	Bị hạn chế	Số lượng không quá 2 tháng sử dụng
Kem bôi ngoài da, thuốc mỡ, thuốc nhỏ mắt	Bị giới hạn số lượng	Tối đa 24 món/sản phẩm
Rượu, thuốc lá, hàng xa xỉ	Bị giới hạn số lượng	Tối đa 3 chai rượu (760ml/chai), 200 điếu thuốc lá.
Mỹ phẩm	Bị giới hạn số lượng	Tối đa 24 món/sản phẩm, theo kích thước tiêu chuẩn
Kính áp tròng, băng vệ sinh	Bị giới hạn số lượng	Số lượng không quá 2 tháng sử dụng
Pin dự phòng	Chỉ mang trong hành lý xách tay	Dung lượng dưới 160Wh
Thịt gia súc, gia cầm và các, sản phẩm chế biến từ thịt	Bị cấm hoàn toàn
Rau, củ, quả, gia vị, thảo mộc…	Bị hạn chế	Cần Giấy chứng nhận kiểm dịch hoặc Kiểm tra nhập khẩu

Các loại thực vật đã được sấy khô, gia công (xắt sợi, nghiền, nghiền thành bột, nén) được phép mang theo khi nhập cảnh mà không cần Giấy chứng nhận kiểm dịch, nhưng cần trải qua khâu kiểm tra nhập khẩu do nhân viên kiểm dịch thực vật phía Nhật Bản thực hiện.

Danh sách các thực phẩm, gia vị khô được phép nhập khẩu theo hướng dẫn của Cục Phòng dịch Thực vật, thuộc Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản bao gồm: Ớt bột, củ cải trắng xắt sợi sấy khô, lúa mạch ép, đậu xay, que quế, cam thảo, nhân sâm, hạt cà phê sống, hạt hướng dương khô, đại hồi.. v.v

Các loại cây lương thực (gạo, kê vàng, ngô, mì soba, các loại lúa mạch v.v.), các loại đậu (đậu nành, đậu đỏ, đậu phộng v.v.), vật liệu gỗ, hạt cacao, mè, trái me khô, rau mùi, hoa khô (một số), thuốc Bắc (một số), gia vị (một số) dù đã được sấy khô vẫn cần nộp Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

Trong khi đó, hầu hết các loại trái cây, củ quả từ Việt Nam bị cấm nhập cảnh vào Nhật Bản do nước ta nằm trong khu vực phát sinh ruồi đục trái, đặc biệt là các loại trái cây như: xoài, nhãn, ổi, vải, cam quýt, ớt.

Ảnh: Thông báo kiểm dịch thực vật nhập khẩu của Cục Phòng dịch Thực vật, thuộc Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản

Các sản phẩm từ thịt, bao gồm thịt tươi sống hoặc thịt đã qua chế biến cũng bị cấm mang theo khi nhập cảnh vào Nhật Bản. Người nhập cảnh cố tình vi phạm các quy định này và bị hải quan Nhật Bản phát hiện có thể bị từ chối nhập cảnh và bị buộc quay về Việt Nam ngay lập tức.

Với các trường hợp nghiêm trọng, mức phạt có thể là cấm nhập cảnh (từ 1-5 năm), phạt tiền tới 3 triệu Yên, chịu án phạt lên tới 3 năm tù giam, bị ghi hồ sơ pháp lý dẫn tới hạn chế khả năng xin visa trong tương lai.

Ảnh: Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản

Các quốc gia EU có quy định ngặt nghèo không kém về hàng hóa được phép mang theo khi nhập cảnh. Cố tình mang các sản phẩm từ thịt, sữa, hoặc các thực phẩm tươi sống không được phép từ bên ngoài EU có thể bị phạt hành chính từ 100 – 10.000 Euro tùy thuộc vào số lượng và mức độ vi phạm.

Đáng chú ý, quy định về hàng hóa được phép mang theo khi nhập cảnh được chính phủ các nước thay đổi thường xuyên tùy theo tình hình dịch tễ. Bạn hãy tra cứu trên các nền tảng thông tin sau đây để kịp thời cập nhật:

Công cụ tra cứu cho người xuất cảnh đi Nhật:

• Visit Japan Web – Nền tảng khai báo trực tuyến nhập cảnh.

• Trang “Giải đáp hải quan” từ Cục Hải quan Nhật Bản

• Trang  “Thông tin kiểm dịch” của Bộ Nông nghiệp, Lâm nghiệp và Thủy sản Nhật Bản

• Các hướng dẫn dành cho người muốn mua/mang thuốc từ nước ngoài – Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản

Công cụ tra cứu cho người xuất cảnh đi Đức:

• Tra cứu thông tin trên các website như Cục Hải quan Đức (Zoll) để biết chi tiết về các mặt hàng bị cấm.

• IATA Travel Centre: Công cụ hữu ích để kiểm tra các quy định nhập cảnh tại Đức, bao gồm giấy tờ, visa, và hành lý.

• Bundesgesundheitsministerium: Trang thông tin chính thức về quy định nhập cảnh và sức khỏe của Đức.

Khi chuẩn bị hành lý, hãy tuân thủ quy định của quốc gia bạn sẽ tới. Ảnh: Vilaco

Lưu ý về tiền mặt mang theo khi xuất cảnh

Người lao động, du học sinh cần có ít nhất 01 thẻ tín dụng quốc tế (thẻ VISA hoặc Mastercard) phát hành tại Việt Nam trước khi đi, với thông tin trùng với CCCD/Hộ chiếu của bạn và hạn mức nằm trong khả năng chi trả của gia đình bạn.

Ngoài ra, việc mang theo một lượng tiền mặt là cần thiết để chi tiêu trong các trường hợp thanh toán điện tử hay thanh toán qua thẻ tín dụng không khả dụng.

Pháp luật Việt Nam cho phép người xuất cảnh mang theo tiền mặt tối đa là 5.000 USD hoặc các loại ngoại tệ khác có giá trị tương đương; đối với tiền đồng, mức tối đa là 15.000.000 VNĐ. Nếu mang theo số tiền mặt lớn hơn mức quy định trên, cần làm thủ tục với Ngân hàng trước khi xuất cảnh; một số giấy tờ theo yêu cầu khi làm thủ tục xuất cảnh cần khai báo và xuất trình với nhân viên hải quan bao gồm:

• Giấy xác nhận đem tiền mặt Việt Nam ra nước ngoài cấp bởi tổ chức tín dụng. Loại giấy này phải đảm bảo phù hợp với quy định pháp luật về quản lý ngoại hối.

• Văn bản đồng ý cho cá nhân đem tiền mặt trong nước qua nước ngoài được cấp bởi Ngân hàng Việt Nam.

Quy định này được đưa ra nhằm tránh tình trạng lao động lợi dụng việc đi XKLĐ, du học, du lịch… để qua nước ngoài đầu tư, giao dịch bất hợp pháp hoặc thực hiện hành vi trái pháp luật khác. Nếu cố tình vi phạm, người xuất cảnh có thể phải đối diện với các mức phạt:

Nhìn chung, các quốc gia không có giới hạn tối đa về số tiền mặt được mang theo, nhưng bạn phải có giấy tờ chứng minh nguồn gốc rõ ràng nếu mang một số tiền lớn và tiến hành khai báo theo thủ tục của hải quan từng nước.

Đối với người xuất cảnh đi Nhật Bản, quy định của Hải quan Nhật Bản cho phép mang theo 1 triệu yên tiền mặt (khoảng 10.000 USD) mà không khai báo tại hải quan.

Đối với người xuất cảnh đi Đức, người mang theo hơn 10.000 Euro (bao gồm tiền mặt, séc, vàng, đá quý, hoặc các tài sản thanh khoản khác) bắt buộc phải khai báo tại hải quan. Việc không khai báo hoặc khai báo không đầy đủ có thể dẫn đến mức phạt lên đến 50% – 100% tổng số tiền và trong các trường hợp nghiêm trọng có thể bị phạt tới 1 triệu Euro

Những sự cố thường gặp khi xuất cảnh lần đầu

Bên cạnh những vấn đề liên quan tới quá trình chuẩn bị giấy tờ, hành lý mà Vilaco đã nêu trên, quá trình xuất cảnh có thể phát sinh một số sự cố thường gặp, đặc biệt với trường hợp xuất cảnh ở sân bay – nơi có thủ tục xuất cảnh và quy trình an ninh phức tạp hơn:

• Đến muộn và không đủ thời gian làm thủ tục.

• Nhầm quầy check-in hoặc nhầm cửa lên máy bay (gate).

• Không nắm rõ các bước: ký gửi hành lý, kiểm tra an ninh, xuất trình giấy tờ ở cửa lên máy bay.

• Không bỏ các thiết bị điện tử, kim loại (điện thoại, laptop, thắt lưng, đồng hồ) ra khay kiểm tra

• Trả lời lúng túng, không tự tin khi nhân viên hải quan hỏi mục đích chuyến đi.

• Hành lý bị giữ lại tại sân bay

• Các sự cố khác

Hầu hết các sự cố này có thể tránh được bằng cách tìm hiểu kĩ về thủ tục xuất nhập cảnh, quy định của các hãng bay, quy trình check-in ở sân bay.

Vào ngày xuất cảnh, bạn hãy có mặt ở sân bay ít nhất 03 giờ trước giờ bay để kịp làm các thủ tục xuất cảnh cần thiết.

Khi giao tiếp với nhân viên hải quan, bạn có thể gặp các câu hỏi như:

• Mục đích chuyến đi (lao động, học tập, thăm người thân…).

• Địa chỉ bạn ở tại nước đến (kí túc xá, công ty, nhà thuê…).

• Người bảo lãnh (công ty, trường học, hay cơ quan tiếp nhận).

Hãy trả lời tự tin, ngắn gọn, đúng với giấy tờ đã chuẩn bị, bạn sẽ không gặp trở ngại nào ở quá trình xuất cảnh.

Sự cố thất lạc giấy tờ khi xuất cảnh và cách xử lý

Trường hợp thất lạc hộ chiếu, visa trước ngày xuất cảnh:

Đối với hộ chiếu: trong vòng 48 giờ kể từ khi phát hiện hộ chiếu bị mất, cần nhanh chóng thực hiện việc trình báo mất hộ chiếu phổ thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nơi thuận lợi, cơ quan Công an nơi gần nhất, đơn vị kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu để được hướng dẫn xin cấp lại theo quy định. Thời gian xin cấp lại từ 5-7 ngày làm việc.

Đối với visa: bạn hãy liên hệ cơ quan xuất nhập cảnh hoặc đại sứ quán nước sở tại để được cấp lại visa tạm thời. Các giấy tờ cần thiết thường gồm:

• Biên bản báo mất từ cảnh sát.

• Bản sao hộ chiếu (nếu có).

Dịch vụ và tư vấn viên của Vilaco sẽ luôn sẵn sàng hỗ trợ và hướng dẫn học viên trình báo việc thất lạc và xin cấp lại hộ chiếu ở Cục quản lý xuất nhập cảnh, bao gồm việc xin kèm bị chú về việc đã được cấp visa ở hộ chiếu cũ, để học viên có thể nhập cảnh bình thường.

Trường hợp thất lạc trong ngày xuất cảnh: Hãy báo ngay cho nhân viên sân bay hoặc lực lượng an ninh sân bay để được hỗ trợ tìm kiếm và lập biên bản xác nhận mất giấy tờ. Nếu không tìm thấy hộ chiếu, cần quay lại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh gần nhất để xin cấp hộ chiếu tạm thời.

Trường hợp thất lạc trong thời điểm đã nhập cảnh: Báo ngay cho cảnh sát địa phương nơi bạn ở để lập biên bản mất giấy tờ. Đồng thời, với học viên của Vilaco, bạn có thể báo ngay với các cán bộ phụ trách tại nước sở tại để được công ty hỗ trợ tìm kiếm và xử lý các vấn đề phát sinh. Sau đó, liên hệ đại sứ quán hoặc lãnh sự quán Việt Nam để xin cấp giấy thông hành hoặc hộ chiếu mới.

Với các bạn lao động trẻ người Việt đang đã và đang được Vilaco kết nối tới các thị trường quốc tế như Nhật Bản, Đức, Đài Loan…, bạn đừng ngại liên lạc ngay Hotline chuyên gia của Vilaco 0328565656 để nhận sự hỗ trợ trong mọi tình huống nhé!